תיאור יחידת ה- IT בארגונים בינוניים והקונפליקט הכרוך בניהולה 

בכמה ארגונים שאתם מכירים או עובדים בהם, מנהל הכספים, ה- CFO  או החשב אחראים על יחידת ה- IT?

אחת ולתמיד, כדאי לעשות קצת סדר במושגים, במונחים, בתפקידים ובעיקר בסיבות ובנסיבות בעטיין יחידת המיחשוב בארגונים רבים, בעיקר מעל גודל בינוני (יותר ממאה עובדים) כפוף ארגונית וניהולית למנהל הכספים דווקא ולא פחות חשוב - על הבעייתיות הנעוצה בכך

מהי יחידת ה- IT? כשמה כן היא ואחריותה היא על טכנולוגיית המידע – Information Technology וכוללת את הפונקציות הבאות:

-          מחשוב משתמשי הקצה: ע"פי אופי הארגון וצרכיו הספציפיים מתבצע אפיון צרכי המחשוב של עובדיו. בארגון לדוגמא, בו חלק ניכר מהעובדים ניידים ונמצאים רוב הזמן מחוץ למשרד, יצוייד כוח האדם במחשבים נישאים. מתוך הגדרות התפקידים והצרכים הארגוניים נגזרת ההחלטה איזה סוג מחשב יירכש, מה יהיו מאפייניו הטכניים (מעבד, זיכרון, פריפריות וכו') ובאילו תוכנות ומערכות הפעלה יצוייד.

-          פריפריות. על מנת לחסוך בתקציב חומרים מתכלים (דיו למדפסות, נייר, טונרים וכו') ישנה חשיבות רבה באפיון אביזרים העומדים לרשות כלל המשתמשים בארגון כגון מדפסות, מגרסות ופקסים. בחירה נבונה של מדפסות וחלוקת העומס בינהן יביאו ליעילות בעבודה ולחיסכון מאוד משמעותי בעלויות חומרים מתכלים בעיקר למדפסות

-          מחשוב ארגוני. מגודלו של הארגון ואופיו תיגזר עוצמת המחשוב לה הוא זקוק. מספר השרתים וגודלם, כוח העיבוד שלהם ועוד פרמטרים חשובים אחרים הם כאמור פונקציה של צרכי הארגון וגודלו. לרוב, בארגונים בינוניים ומעלה ניתן למצוא ב"חדר מחשב" כוננים המאוכלסים במחשבים חזקים ותעשייתיים הנקראים שרתים (Servers). על אותם שרתים מותקנות התוכנות הייעודיות המאפיינות כל ארגון וארגון (מערכות ERP כגון SAP, מערכות דואר אלקטרוני פנימי, אתר אינטרנט של החברה , פורטל פנימי, מערכות מידע ייעודיות לכל ארגון ועוד). לרוב, השרתים הללו חזקים מאוד מבחינת חומרה, יציבים ומגובים על-ידי שרתים אחרים, איתם הם עובדים במקביל. על מנת לאזן את השימוש בשרתים בארגונים גדולים, בהם קיימת תעבורת מידע רבה וסואנת מותקנים גם "מאזני עומסים" (Load Balancers) שתפקידם לחלק בצורה שווה את העומס ובכך לתת חווית שימוש טובה ומהירה ללקוח הקצה, פנימי בתוך הארגון או חיצוני לו. על הקשר בין השרתים בתוך הארגון או מחוצה לו (לאינטרנט לדוגמא, או לאתר החיצוני של הארגון) אחראים רכיבים הנקראים נתבים או מתגים (Routers ,  Switches). החיבורים בין כל המחשבים והשרתים, מאזני העומסים והנתבים נעשה בעזרת כבלי נחושת ייעודיים להעברת מידע מהירה ובטוחה או בעזרת סיבים אופטיים. על חדרי המחשב להיות מפוקחים ומנוהלים וכן יש לדאוג למיזוג אוויר ולזרימה קבועה של אוויר קר – אחרת, מעל טמפרטורה נתונה, מפסיקים, המחשבים, אוטומטית לפעול ונזק גדול מאוד יכול להיגרם למחשוב הארגוני ולמידע הרב הצבור בו

-          תוכנות  ומערכות מידע. לארגונים שונים ישנן תוכנות ייעודיות רק להן (למד"א יש תוכנה לניהול צי אמבולנסים ולתיעוד קריאות הצלה, לבנק תוכנות לניהול תיקי לקוחות ופיננסיים, למחלבה תוכנות ייעודיות לטיפול בתהליך החלב וכו') תוכנות ייעודיות (Customized) אלו הוכנו ונכתבו באופן מיוחד עבור הארגונים ויש לתחזקן, לעדכנן ולתפעלן באופן שוטף. תחזוקת תוכנות הינה משימה יקרה וקריטית, בעיקר בארגונים בהם התוכנה ותיקה או כתובה בקוד שאינו נפוץ.  תחום טיפול אחר בתוכנות קשור באלו הנמצאים בשימוש על מחשבי המשתמשים כגון אופיס או מערכות הפעלה אשר דורשות גם הן תחזוקה, שדרוגים, שינויים ותפעול שוטף.

-          טיפול ב- DATA: המידע הרב שנאגר במהלך השנים חשוב מעין כמותו לארגון, לעיתים קריטי להמשך פעילותו, לעיתים הוא מחוייב על פי חוק לשומרו. על כן הטיפול בו חייב להיעשות בזהירות יתרה ובמיומנות מרבית והוא כולל שמירה שלו תוך יכולת שליפה מקסימלית מחד וגיבוייו תוך יכולות איחזורו מאידך. נושא הגיבויים של מידע בחברות רבות מוזנח לעיתים במידת מה ורק בעת צרה נזכרים בחסרונו. ניהול גיבויים תקין צריך לכלול את המידע הארגוני (והקונפיגורטיבי – מחשובי) של הארגון, שמור ע"ג מדיות פיזיות, טרי ומעודכן (ברזולוציית זמן התלויה באופי הארגון ובהקצאת המשאבים מתאימה) במיקום אלטרנטיבי ועם יכול אחזור מהירה ומלאה.

-          אבטחת מידע: אין צורך להכביר מילים על ההכרח בשמירה על המידע של כל ארגון וארגון. בשוק קיימים כלי מדף רבים מאוד לאבטחת מידע ומיומנויות וכוח אדם מהטובים בעולם, אולם יש לזכור שללא תחזוקה קבועה, מעודכנת ומיומנת כלי אבטחת המידע היקרים ביותר לא יעזרו לארגון בעת צרה

-          אתר אינטרנט חיצוני ופורטל אינטרנט (Intranet) פנימי: בנייה, תחזוקה ותפעול אתר האינטרנט החיצוני (או לחלופין פיקוח חיצוני על חברה במיקור חוץ הנושאת בנטל זה) וכנ"ל פורטל הארגון הפנימי

-          תקשורת מחשבים בין אתרי החברה: אספקת תקשורת IP  מאובטחת, מהירה, יציבה ויעילה בין בנייני או אתרי הארגון, בארץ ובחו"ל

-          טלפוניה: הגדרת צרכי התקשורת הקווית, הסלולארית והבין לאומית של ארגון וכפונקציה של תקציב, מענה טכנולוגי ושירות - איתור ספקים מתאימים, כריתת חוזי אספקה, תפעול ותחזוקה ומעקב שוטף אחרי ביצועים ןחיובים כספיים

-          Help Desk: כולנו מכירים את הייאוש והתסכול כשברגע הכי חשוב במשרד מסך המחשב נראה כחול ומרצדות עליו מילים לא ברורות באנגלית... חיוג למוקד הסיוע המחשבי מפעיל טכנאי Help Desk אשר בדרך כלל פותר את הבעיה בעזרת כיבוי והדלקה של המחשב או חיבור מחדש של כבל שניתק ממקומו. אולם מאחורי הטכנאי יש לזכור שמופעלת אופרציה של קבלת קריאות, ניתובן לטכנאים בעלי מיומנויות שונות ולא פחות חשוב ניתוח תקלות והבנת משמעותן כדי לדעת אם מדובר בתקלה מערכתית הדורשת טיפול אב או פרטני במחשב ספציפי

-          חדר בקרה / NOC במרכז הבקרה של חדרי מחשב גדולים נוכל למצוא מערכות בקרה וניטור אשר נותנות בזמן אמת תמונת מצב לגבי תנועת המידע בתוך הארגון, אליו ומחוצה לו. מערכות אלו מכווננות בדרך כלל, לתת התראות על תקלות עוד קצת לפני שהן באות לידי ביטוי בחווית הלקוח, בין אם הוא עובד הארגון או גולש באתר האינטרנט של החברה. ע"פי שורה של KPI  (Key Performance Indicators) – מדדי ביצוע נבחרים – מוגדרת איכות או חווית השירות המצופה וכפונקציה ממנה מוגדרים הספים, ה- Thresholds בעטיים מתחיל טיפול במערכות המיחשוב של הארגון לפי SLA (Service Level Agreement) – אמנת שירות -  פנימית מול גורמי שירות מחשוב או חיצוני מול ספקי מחשוב של הארגון

זוהי על קצה המזלג הצגת יחידת ה- IT בארגון, היא מונה מספר משתנה של עובדים וקבלני חוץ החל משניים שלושה עובדים בארגון בינוני –קטן בן 50 עד 100 עובדים ועד מחלקות ענק בנות מאות עובדים בארגונים ממשלתיים או תאגידי ענק. מבחינת ידע והשכלה רבים מהם בוגרי לימודי מדעי המחשב ו/או מוסמכי יצרניות התוכנה והחומרה הגדולות כגון מיקרוסופט או סיסקו ויוצאי יחידות מודיעין או ממר"ם של צה"ל. ההתמחות בתתי העולמות של ה- IT  שהוזכרו כאן לעיל ורק על קצה המזלג, דורשת שנים ארוכות של לימודים, הכשרה והסמכה, ניסיון ופרקטיקה ודרישה בלתי מפסקת להתעדכנות, כמעט על בסיס יומי בחידושים טכנולוגיים ובאיומים על עולם הסייבר. תקציבי IT בארגונים משתנים ויכולים לנוע מעשרות אלפי שקלים בחודש ליחידה זעירה (כולל עלות כוח אדם IT) ועד מיליוני דולרים בתאגידים בהם כוח מיחשוב אדיר ועלויות כוח אדם (מיומן וייחודי) יקרות במיוחד כאשר בתוך התחשיב נכנסות כמובן גם עלויות התפעול השוטפות, ה- OPEX  מחשוב , הכרוכות לדוגמא בהוצאות טלפוניה, סלולארית, קווית ובינ"ל אינטרנט וכו'.

מדוע אם כן יחידת ה- IT  כפופה למנהל הכספים (ה- CFO) של הארגון? התשובה העיקרית לכך היא הזיקה שיש לו, יותר מלכל מנהל בכיר אחר בארגון למערכת המחשוב, בעיקר בגלל תוכנות הנהלת חשבונות, רכש ופיננסים ומערכות עיבוד מידע כספיות אחרות הנמצאות באחריות תפעולית של של ה- IT.

ה- CFO  בארגונים, כמו גם החשבים או מנהלי יח' הכלכלה האחראים (גם) על יחידת ה- IT  הם בד"כ רואי חשבון או כלכלנים, לעיתים גם בעלי השכלה משפטית, ניחנים לרוב ביכולות אנליטיות טובות מאוד, ראייה רחבה ועיסקית, לא בכדי, רבים מהם משמשים יד ימינו של מנכ"ל החברה ומתמנים עם הזמן לעמדות הניהול הבכירות ביותר בארגונים.

אולם עובדה אחת ברורה – מיומנים במקצועם ככל שיהיו, נבונים ובעלי נסיון – לרוב מנהלי הכספים בארגונים, CFO  או חשבים האחראים על יחידת ה- IT אין הבנה מעמיקה בעולמות המיחשוב, על שלל הרבדים והמורכבות הכרוכים בהפעלה תקינה, יעילה ושאינה זוללת משאבים של יחידת ה- IT.

דירקטורים, מנכ"לים ובעלי עניין בחברות בינוניות וגדולות, צעירות וותיקות, ציבוריות או פרטיות, ראוי שיתנו את דעתם לפיקוח חיצוני, מיומן ואובייקטיבי על הוצאות יחידת ה- IT .

חיוני לבצע פיקוח ובקרה על יחידת ה- IT בארגון ולנטר באופן בלתי תלוי את התנהלות יחידת ה- IT בארגון, לבדוק את מחירי ותנאי חוזי הרכש וההתקשרויות עם ספקי מיחשוב שונים, לוודא את החיוניות והצורך בהצטיידות בחומרה או תוכנה חדשים, בכלי מחשוב ואבטחת מידע או בצורך בכוח אדם ליחידת המחשוב.